Come telefonare direttamente a un interno aziendale

By | 11 maggio 2015

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Una delle funzionalità più comode fornite dalle linee ISDN, VoIP e dagli stessi centralini telefonici è la possibilità di chiamare in azienda e raggiungere direttamente l’interno aziendale desiderato, se conosciuto, con soluzioni come la selezione passante.

E’ un servizio molto utile, soprattutto quando si vuole fornire ai propri clienti, fornitori e collaboratori esterni la comodità di poter parlare con il/la diretto/a interessato/a, senza dover per forza interagire con la persona che si occupa del posto operatore (ovvero, colui o colei che “sta al centralino”).

Ottieni due vantaggi tangibili.

Da una parte chi sta al centralino riesce a gestire in maniera più efficiente le proprie energie, senza occupare tempo prezioso per far da semplice “instradatore di telefonate”; dall’altra, il chiamante non perde tempo in attesa: se il/la centralinista è occupato in un’altra conversazione, chi ha chiamato rischia di rimanere in attesa a lungo…e può non essere un bel biglietto da visita.

Il modo più comune per ottenere questa funzionalità è quello di chiedere al tuo gestore telefonico il servizio di selezione passante.

In cosa consiste?

E’ la possibilità di telefonare direttamente ad un interno, selezionando il numero dell’utente finale e “passando” attraverso il centralino telefonico. Il tuo numero aziendale sarà composto da un numero “radice”, ad esempio 02.98765, a cui verranno aggiunte le cifre che poi corrisponderanno esattamente al numero telefonico degli interni.

Se, per esempio, l’interno aziendale corrispondente all’ufficio amministrativo è 201, chi vorrà mettersi in contatto direttamente con il suddetto ufficio dovrà comporre lo 02.98765.201.

E’ un servizio fornito dal tuo gestore di traffico telefonico: l’assegnazione del numero radice, chiamato anche gruppo a numerazione ridotta, può essere fatta solo dai fornitori di traffico.

La programmazione degli interni aziendali, e quindi l’assegnazione dei relativi numeri telefonici brevi, è libera e viene invece esclusivamente fatta dal tuo fornitore di centralino telefonico.

Alcuni gestori di traffico pongono delle condizioni specifiche in caso di richiesta di servizio di selezione passante. Telecom Italia, per esempio, richiede la presenza di almeno tre linee ISDN.

Nel caso in cui tu abbia bisogno di un servizio del genere, puoi trovarti in una delle seguenti situazioni:

  • stai aprendo una nuova società o una nuova sede, e non hai mai avuto un numero telefonico;
  • la tua azienda azienda o studio professionale esiste da un po’ di tempo, utilizza linee ISDN e ha un numero “storico” conosciuto da clienti, fornitori e addetti ai lavori;
  • la tua società o il tuo studio sono sul mercato da un po’, e il numero “storico” è appoggiato su linee urbane analogiche;
  • la tua azienda ha già una o due linee ISDN, ma la mole di traffico telefonico non giustifica la sottoscrizione di ulteriori linee ISDN nel caso in cui il tuo gestore l’abbia come prerequisito per la fornitura di un servizio di selezione passante.

Nel primo caso, nessun problema: sceglierai il tuo fornitore di traffico telefonico e ti verrà assegnato il numero radice. Chi ti installerà il centralino telefonico provvederà a programmarlo e gestire la numerazione degli interni secondo le tue direttive.

Negli altri casi, invece, potrebbe esserci qualche problema.

La selezione passante non può generalmente essere assegnata a numeri telefonici esistenti.

Se sei sul mercato da più anni e il tuo numero storico è conosciuto da un gran numero di persone, diventa un gran fastidio dover comunicare a tutti i tuoi contatti la variazione. Carta intestata, sito internet aziendale, biglietti da visita, firme nelle email…è un’opera di evangelizzazione che può durare mesi. Con il rischio di perdere contatti importanti per strada.

Il problema si presenta anche con linee analogiche, con l’aggiunta del limite tecnologico.

Come avrai letto dal mio articolo in merito, le linee urbane analogiche non supportano il servizio di selezione passante. Dovresti cambiare tecnologia, passare a ISDN, ma rimarrebbe sempre il problema del rischio di perdere il tuo numero storico.

Oppure, come illustrato nell’ultimo caso, puoi essere già in possesso di una o due linee ISDN.

Solo che il costo di ulteriore linee (se richiesto dal tuo operatore telefonico) o la mole di telefonate ricevute dalla tua azienda non ne giustificano la sottoscrizione.

Come puoi fare per ovviare a questi problemi, mantenendo intatta la tua infrastruttura ma ottenendo un servizio praticamente identico alla selezione passante?

Molto semplice.

Puoi implementare sul tuo centralino telefonico un servizio di risponditore automatico.

Quanto un cliente, un fornitore o un tuo collaboratore chiamerà il numero storico della tua azienda, invece che sentire il tono di libero e la risposta di una persona, sentirà immediatamente un messaggio che potrà essere verosimilmente ispirato a:

Siete in linea con la società / lo studio XXXXX. Se conoscete l’interno desiderato digitatelo ora, altrimenti attendete in linea per parlare con un operatore. Grazie.

Così facendo, il chiamante potrà raggiungere direttamente la persona o l’ufficio che sta cercando, e tu non avrai dovuto sconvolgere la tua numerazione pubblica. Inoltre, la persona che telefona, se ovviamente a conoscenza dell’interno desiderato, non dovrà attendere la fine del messaggio: potrà digitare le cifre corrispondenti all’interno aziendale immediatamente. Il possibile fastidio di dover ascoltare un messaggio registrato sarà pressoché nullo.

Vuoi scoprire come adottare una soluzione del genere sul tuo centralino telefonico? Non hai che da contattarmi 😉

Ad maiora!
Luca.

 

Luca Deruda

Luca Deruda

Di origini sarde e lucane, aiuto aziende e professionisti a far crescere il business ottimizzando la fonia aziendale. Lo faccio fornendo impianti telefonici stabili, tecnologicamente all'avanguardia e destinati a durare nel tempo.
Luca Deruda

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