Quattro costi nascosti del centralino telefonico in cloud

By | 25 maggio 2015

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Il cloud è una tecnologia che ha avuto qualche sviluppo anche nell’ambito della telefonia e del centralino telefonico.

La virtualizzazione di alcuni servizi utili alla tua impresa, come alcuni aspetti della contabilità aziendale, la gestione della forza vendita e delle performance relative, o anche il semplice salvataggio in remoto dei dati, è una strategia che sta diventando sempre più popolare.

La tecnologia, facendo passi da gigante ogni giorno (se sei curioso come me, ti consiglio uno dei migliori articoli esistenti sull’intelligenza artificiale e relativi sviluppi futuri), permette a costi interessanti di poter sfruttare sempre più il cloud: puoi spendere sempre meno soldi per acquistare i server, le relative licenze di utilizzo dei programmi, e riduci i costi di elettricità e aria condizionata dedicata.

Hai anche bisogno di meno spazio “fisico” per stanze dedicate ai macchinari, risparmiando così anche sulle spese di acquisto o affitto per le tue sedi aziendali, il tutto al costo di una quota mensile.

Alcune aziende hanno iniziato a proporre soluzioni virtualizzate per il centralino telefonico, con risultati però controversi.

Di Vodafone Rete Unica (VRU) ho già parlato in un articolo precedente, mentre a questo articolo puoi leggere alcune considerazioni in merito a società più piccole che propongano la virtualizzazione del tuo centralino telefonico fornendoti, contemporaneamente, connettività dati.

In questo articolo analizzerò per te alcuni elementi a cui stare attento nel caso in cui tu voglia considerare un centralino virtuale, elementi validi anche quando si debba valutare l’offerta di società che forniscano esclusivamente il servizio di centralino remoto, ma non la connettività dati.

Ci sono sicuramente molti benefici nel virtualizzare alcune tue attività, ma allo stesso tempo alcuni lati oscuri relativi ai costi nascosti: sono le stesse considerazioni che devi valutare prima di spostare il tuo centralino telefonico in cloud.

  • Possibili difficoltà nella migrazione ad un nuovo servizio.

Trasferire tutta la comunicazione aziendale in cloud può sembrare una passeggiata, e spesso lo è in effetti: all’utente finale di solito non cambia nulla, a parte il terminale con cui effettua le chiamate.

Il problema sorge nella configurazione del sistema, e nello spostamento dei dati importanti (come tutti i contatti aziendali precedentemente memorizzati in una rubrica condivisa). Se hai una persona dedicata del tuo staff, devi valutare le ore che verranno spese per organizzare il trasloco dei dati…altrimenti dovrai rivolgerti a personale esterno.

In quest’ultimo caso, se se ne occuperà l’azienda che ti vuole fornire il centralino virtuale, assicurati che l’assistenza totale nella migrazione sia compresa nel prezzo.

Qualora invece tu stia aprendo una nuova società o una nuova sede della tua azienda attuale e decida di remotizzare tutto, presta attenzione a che fine fanno i tuoi dati.

Sei sicuro di esserne sempre il proprietario? Nel caso in cui dovessi cambiare fornitore di servizio, o tornare a utilizzare un centralino telefonico fisico (in tal caso, contattami), riusciresti a recuperare senza problemi tutti i dati della rubrica aziendale che risiedono in cloud?

  • Affidabilità del sistema

Se fai qualche ricerca in giro, troverai che alcune aziende vantano una garanzia di uptime dei propri sistemi (ovvero, il periodo in cui una macchina e, nello specifico, un computer e/o un server, è attiva) del 99,9%. Per quanto allettante sia come percentuale, stiamo parlando di 525 minuti all’anno in cui il tuo centralino virtuale non va.

Spento. Kaputt.

A questo devi aggiungere i possibili momenti in cui anche chi ti fornisce connettività può essere down, e la connettività è fondamentale: senza quella, come ti colleghi al tuo centralino virtuale?

Le percentuali sull’affidabilità diventano più complesse. Ecco come traduci in denaro il costo del downtime (ovvero, periodi in cui il sistema non va): mancate occasioni di vendita, difficoltà di gestione di fornitori e collaboratori, clienti non soddisfatti.

Chiedi alla potenziale azienda fornitrice di centralino virtuale una garanzia di uptime di almeno il 99,999%, ovvero meno di trenta secondi di interruzione di servizio al mese. E chiedi a te stesso se non convenga, magari, rivolgerti a centralini telefonici “veri” e presenti nella tua sede aziendale.

  • Possibile supporto tecnico limitato

Quando il centralino telefonico risiede nel cloud, la possibilità di ricevere supporto tecnico presso la tua sede può essere un problema. Certo, è una eventualità davvero remota, ma è da considerare: devi essere sicuro che chi ti fornisce il servizio di centralino virtuale sia capace di intervenire velocemente, e possa garantire l’intervento in qualunque momento ce ne sia bisogno.

E se non è necessario l’intervento tecnico presso la tua sede, devi comunque essere sicuro che il servizio di assistenza sia gestito da personale altamente qualificato e che sia raggiungibile 24 ore al giorno, sette giorni su sette, con code di attesa telefoniche brevi.

  • Possibili difficoltà nell’integrazione con i tuoi sistemi

Parlando di un centralino telefonico virtuale, che è un sistema in cloud relativamente semplice rispetto ad altri servizi, il tuo collaboratore difficilmente avvertirà grosse differenze rispetto ad avere in sede un centralino telefonico fisico.

Certo, magari la qualità audio di un centralino virtuale sarà leggermente inferiore: essendo una tecnologia basata sul VoIP, potrebbe verificarsi un degrado della qualità delle tue telefonate. Oppure il tuo collaboratore apprezzerà in maniera differente il design dei telefoni.

Dove ci sarà la vera differenza sarà nell’integrazione con i tuoi sistemi.

Sei sicuro che un centralino telefonico virtuale si armonizzerà perfettamente con la tua rubrica aziendale? Sei certo che non ci saranno problemi ad avere un interno telefonico aziendale su un cellulare? Potrai far coordinare al tuo tecnico informatico di fiducia lo scambio di dati tra centralino e software gestionale?

In soldoni: sei sicuro che chi lavora con te riuscirà a farlo senza voler sparare al pc e al telefono ogni due minuti, maledicendo chi ha avuto l’idea di implementare sistemi non funzionali?

Raccogli tutte le informazioni possibili prima di scegliere un centralino in cloud: alcuni punti di forza convivono con lati oscuri da tener ben presenti.

Sta a te scegliere su cosa dedicare la tua attenzione e le tue energie. Puoi scegliere il centralino telefonico virtuale, tenendo ben presente i quattro punti trattati in questo articolo.

Oppure puoi decidere di installare un impianto telefonico fisico, un vero centralino telefonico nella tua azienda, e non pensarci più. Così da poterti dedicare a ciò che veramente conta: la crescita e la prosperità del tuo business.

Ad maiora!
Luca.

Luca Deruda

Luca Deruda

Di origini sarde e lucane, aiuto aziende e professionisti a far crescere il business ottimizzando la fonia aziendale. Lo faccio fornendo impianti telefonici stabili, tecnologicamente all'avanguardia e destinati a durare nel tempo.
Luca Deruda

2 thoughts on “Quattro costi nascosti del centralino telefonico in cloud

  1. Marcello Sacchi

    Ciao Luca e complimenti per il blog.

    Mi chiedevo, se dovessi adottare una soluzione cloud per un centralino, come posso verificare che il servizio venga garantito attraverso la mia connettività attuale?
    Esiste un modo per verificare se il fornitore di servizi cloud è conforme alle policy di qualità di servizio (QoS) erogate dal mio operatore di connettività? (eg Vodafone, Telecom Italia …)?

    Grazie in anticipo!

    Marcello

    Reply
    1. Luca Deruda Post author

      Ciao Marcello,
      grazie mille per i complimenti.

      Guarda, la soluzione migliore è verificare direttamente con le varie società che ti propongono il centralino in cloud. Con una ricerca approfondita puoi sicuramente trovare società che possano fornire le garanzie specifiche che richiedi.

      D’altronde, se un’azienda propone una soluzione in cloud senza tener conto della qualità di servizio dell’operatore di connettività, può essere una soluzione rischiosa per la comunicazione aziendale della tua impresa o studio professionale.

      Usa pure il mio articolo come linea guida aggiuntiva nel caso in cui tu voglia tutelarti da possibili intoppi 😉

      A presto,
      Luca.

      Reply

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