Risponditore telefonico automatico o Risponditore di cortesia?

By | 7 febbraio 2016

risponditore telefonico ivr cortesia

Nella mia attività di consulenza e vendita di centralini telefonici e impianti telefonici aziendali mi sono reso conto che c’è moltissima confusione in merito alla distinzione tra Risponditore di Cortesia e Risponditore Telefonico Automatico.

Effettivamente i nomi possono trarre in inganno, visto che contengono entrambi la parola “risponditore”…è normale che per i non addetti ai lavori ci sia un po’ di incomprensione.

Tecnologicamente le due soluzioni sono abbastanza simili. Entrambi i sistemi fanno parte di quelle che sono le funzionalità base di un centralino telefonico ed entrambi i sistemi servono principalmente a due funzioni specifiche:

  • contribuire all’immagine della tua società
  • automatizzare e semplificare alcuni processi aziendali

Sul primo punto immagino ci sia poco da chiarire. Quando ti rechi in un albergo, le prime cose che noti sono l’ingresso, la hall e la professionalità di chi ti riceve. E’ il primo impatto. I due tipi di risponditore fanno la stessa cosa: hanno la responsabilità della prima impressione che il potenziale cliente ha della tua società.

Una volta installato l’impianto le differenze pratiche tra Risponditore Telefonico Automatico e Risponditore di Cortesia sono sostanziali.

Nel caso di un risponditore di cortesia il servizio offerto, come dice il nome stesso, è quello di intrattenere il chiamante. Cosa succede in pratica? La telefonata arriva, i telefoni iniziano a squillare e contemporaneamente il chiamante sentirà un messaggio registrato.

Esempio di messaggio del risponditore di cortesia:

“Siete in linea con NGMMT. Rimanete in attesa per parlare con un operatore”.

In questo modo il chiamante sa che sta parlando con la società che ha deciso di chiamare, sentendo un messaggio di presentazione anziché il classico tono di libero.

Il risponditore di cortesia può essere ovviamente programmato in modo tale che entri in funzione a orari prestabiliti caricando a sistema le due tipologie di messaggi differenti, chiamati di solito messaggio giorno e messaggio notte.

Possiamo programmare il centralino telefonico in modo che il messaggio giorno entri in funzione esclusivamente durante effettivi orari di apertura. Viceversa, il messaggio notte entra in funzione in maniera automatizzata e programmata durante gli orari di chiusura, con un testo che potrebbe ricordare al chiamante gli orari di apertura degli uffici o del negozio. Si può aggiunge un terzo messaggio, chiamato messaggio jolly, che può essere inserito manualmente per occasioni speciali, come chiusure degli uffici per il periodo estivo, feste patronali, assenze straordinarie del personale, ecc.

Con un Risponditore Telefonico Automatico, detto anche Posto Operatore Automatico o IVR, la gestione delle chiamate è decisamente più versatile e professionale. Come funziona? La chiamata arriva, viene prese in carico dal centralino telefonico, il chiamante inizia a sentire il messaggio registrato.

Esempio di messaggio del Risponditore Telefonico Automatico:

“Siete in linea con NGMMT. Premere 1 per parlare con l’ufficio commerciale; premere 2 per parlare con l’amministrazione; premere 3 per parlare con il magazzino, premere 4 per parlare con un operatore”.

Fintanto che il chiamante non effettua una selezione premendo il pulsante corrispondente, nessun telefono squillerà: la chiamata rimarrà gestita internamente dal centralino telefonico.

Solo una volta effettuata la scelta, se non sono previsti degli ulteriori sottolivelli con menù e relative scelte, la chiamata verrà indirizzata dal centralino telefonico ai telefoni corrispondenti, che inizieranno a squillare.

A tutto questo, infine, puoi abbinare la possibilità per il chiamante di lasciare un messaggio. Se una delle scelte possibili fosse quella, per chi ti chiama, di lasciare dei recapiti per ricevere informazioni sul tuo prodotto o servizio, costruiresti in poco tempo una banca dati di possibili clienti, su cui effettuare concrete ed effettive azioni di marketing. Invece che mandare brochure a caso, avresti un bacino di potenziali clienti già interessati a ciò che proponi.

Che limiti hai? Ovvero: quante scelte possibili e quanti sottolivelli?

Gli impianti telefonici moderni non hanno grandi limitazioni in questo senso: puoi avere svariati sottolivelli e fino a dieci scelte per ciascuno di essi. Il mio consiglio? Cerca di ridurre il più possibile le scelte selezionabili, e non più di due / tre sottolivelli, per evitare che il chiamante debba sorbirsi minuti di messaggi registrati.

Infine, tieni sempre a mente che il numero totale di chiamate in contemporanea che sia il Risponditore di Cortesia sia il Risponditore Telefonico Automatico possono gestire, dipende da quante linee telefoniche hai in totale: il limite, in questo caso, è fornito dal tuo operatore telefonico.

Come vedi, con un risponditore telefonico automatico c’è molta più interazione. Riesci a snellire il lavoro a carico del/della centralinista, a smistare e indirizzare facilmente le telefonate e fornire un servizio altamente professionale a chi ti chiama.

E se vuoi scoprire come un Risponditore Telefonico Automatico può aiutarti, se ben utilizzato, a incrementare notevolmente il tuo giro di affari, fai un salto sul mio articolo precedente 😉

Ad maiora!
Luca.

Luca Deruda

Luca Deruda

Di origini sarde e lucane, aiuto aziende e professionisti a far crescere il business ottimizzando la fonia aziendale. Lo faccio fornendo impianti telefonici stabili, tecnologicamente all'avanguardia e destinati a durare nel tempo.
Luca Deruda

4 thoughts on “Risponditore telefonico automatico o Risponditore di cortesia?

  1. Tiziano Carlini

    Probabilmente quello che vorrei io non c’è. Io cerco un risponditore automatico che apra la chiamata dicendo
    “questa non è una segreteria telefonica, ma un risponditore automatico; parlate dopo il bip, se siamo in casa rispondiamo, altrimenti riprovate più tardi”.
    In pratica deve aprire la telefonata e tramite un altoparlante si deve sentire quello che dice il chiamante dopo il bip, se vogliamo aprire una conversazione alziamo la cornetta, oppure aspettiamo che riattacchi.
    Il risponditore deve aprire l’altoparlante mentre la cornetta deve aprire il microfono. Tiziano

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    1. Luca Deruda Post author

      Tiziano, ti stupirò: quello che vuoi è fattibile 🙂 Con un centralino telefonico di ultima generazione si può programmare l’impianto così da avere la funzione che cerchi.

      Sentiamoci per approfondire.

      Ciao,
      Luca.

      Reply
    1. Luca Deruda Post author

      Sentiamoci via mail, vediamo se posso esserti di aiuto: ti ho scritto.

      Ciao,
      Luca.

      Reply

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